Phần mềm quản lý cuộc gọi luôn được sử dụng trong các mô hình dịch vụ telesale, chăm sóc khách hàng hiện nay. Với những thuật toán được lập trình sẵn, phần mềm này giúp người dùng xử lý nhanh chóng và hiệu quả mọi thông tin từ khách hàng. Thông qua đó, chất lượng dịch vụ cũng được nâng cao và nhân được phản ứng tích cực từ người tiêu dùng hiện nay.

Những khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi sử dụng hình thức quản lý cuộc gọi truyền thống

Ngày nay, số lượng các doanh nghiệp với quy mô lớn không ngừng tăng cao. Đi liền với sự phát triển của công nghệ số hiện đại, các doanh nghiệp cũng cần phải có sự thay đổi và hội nhập nhanh chóng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Và lắp đặt, sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi chính là điều quan trọng nhất mà bạn nên lưu ý. Nhất là khi việc chăm sóc khách hàng đang trở thành dịch vụ chủ chốt trên đà phát triển của các doanh nghiệp.

Những khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi sử dụng hình thức quản lý cuộc gọi truyền thốngNhững khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi sử dụng hình thức quản lý cuộc gọi truyền thống

Theo đó, việc “bảo thủ” sử dụng hình thức quản lý cuộc gọi truyền thống sẽ khiến bạn phải đối mặt với những khó khăn, nguy cơ thường gặp là:

Dễ thất thoát dữ liệu

Các thông tin về khách hàng, sản phẩm, dữ liệu cuộc gọi đều được lưu trữ thủ công trên file Excel và chuyển đến từng nhân viên chăm sóc khách hàng. Trong quá trình nhập và lưu trữ, những sự cố về máy móc xảy ra có thể khiến thất thoát toàn bộ thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả dịch vụ của doanh nghiệp.

Tổng hợp, quản lý thông tin khó khăn hơn

Việc note thông tin từ khách hàng đều do mỗi cá nhân thực hiện trên một bảng riêng nên việc tổng hợp tương đối mất thời gian và không có tính chính xác cao. Do đó, việc quản lý chung cũng trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Không ghi âm được giao dịch

Không sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi việc ghi âm cũng trở nên bất khả thi. Do đó, khi xảy ra sự cố, phản ánh xấu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ không có dữ liệu để xác minh, đánh giá thái độ của nhân viên. Không chỉ vậy, không ghi âm được cũng sẽ gây khó khăn trong việc quản lý, giám sát năng lực, hiệu suất làm việc của nhân viên.

Giao dịch dễ xảy ra sự cốGiao dịch dễ xảy ra sự cố

Với cách quản lý cuộc gọi truyền thống, rất khó để bạn nắm bắt được chính xác số cuộc gọi, thời gian giao dịch của nhân viên diễn ra là bao nhiêu. Đồng thời, việc báo cáo thống kê thường diễn ra định kỳ theo tuần hoặc theo xác nên số liệu không thể chính xác tuyệt đối. Từ đó, dù hiệu quả làm việc không cao nhưng cũng không thể trực tiếp chấn chỉnh lại tác phong của nhân viên nếu không có sự giúp đỡ từ các phần mềm.

Vài nét giới thiệu về phần mềm quản lý telesale bạn nên biết

Đứng trước thực trạng vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải, sự xuất hiện của các phần mềm quản lý cuộc gọi là rất cần thiết. Đặc biệt trong thời đại công nghệ số, chúng giống như một cuộc “cách mạng” quyết định đến sự phát triển vững chắc của các doanh nghiệp sau này.

Phần mềm quản lý cuộc gọi được lập trình các thuật toán có thể xử lý và lưu trữ dữ liệu một cách nhanh chóng. Theo đó, chúng sẽ giúp các chuyên viên dễ dàng nắm bắt được thông tin khách hàng, ghi âm lại hội thoại cũng như sao chép và lưu trữ thông tin quan trọng trong bộ nhớ. Đặc biệt, chúng đều được tổng hợp tại thiết bị tổng, đảm bảo người quản lý có thể nắm chắc mọi hoạt động làm việc của nhân viên.

Vài nét giới thiệu về phần mềm quản lý telesale bạn nên biếtVài nét giới thiệu về phần mềm quản lý telesale bạn nên biết

Có thể nói, phần mềm quản lý này không chỉ giúp bạn dễ dàng giám sát hoạt động của nhân viên mà còn nâng cao hiệu quả dịch vụ lên rất nhiều. Theo đó, việc luôn trong trạng thái được sát sao làm việc sẽ khiến các nhân viên nâng cao tinh thần và trách nhiệm khi chăm sóc khách hàng nhiều hơn. Đồng thời, chúng cũng là phương án giải quyết tuyệt vời đối với các vấn đề về quản lý kinh phí cũng như việc giảm công sức nhưng nâng cao hiệu quả.

Những chức năng cơ bản của phần mềm quản lý cuộc gọi cho doanh nghiệp

Mặc dù phần mềm quản lý telesale đang ngày càng phổ biến với nhiều doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng hiểu rõ bản chất hoạt động, tính năng của chúng. Theo đó, phần lớn chúng ta đều chỉ hiểu cơ bản trên mặt ngữ nghĩa là thiết bị này giúp việc quản lý nhân viên, hoạt động dịch vụ trở nên dễ dàng hơn. Vậy bạn có biết cụ thể những chức năng cơ bản nhất của dòng sản phẩm này?

Thống kê chính xác số lượng cuộc gọi khách hàng

Trước đây, nhân viên sẽ là người thống kê lại số lượng cuộc gọi trong ngày và nộp lên trên. Như vậy, người quản lý chỉ có thể nắm bắt dựa trên những con số được khai báo mà không biết chúng có tương đồng với số cuộc gọi thực tế hay không. Điều này sẽ khiến nhiều quản lý trở nên bối rối khi không thể nắm bắt chính xác hoạt động của bộ phận telesale, từ đó dẫn đến hiệu quả làm việc kém, chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng đi xuống.

Những chức năng cơ bản của phần mềm quản lý cuộc gọi cho doanh nghiệpNhững chức năng cơ bản của phần mềm quản lý cuộc gọi cho doanh nghiệp

Nhờ sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi, người quản lý sẽ nắm bắt được hoạt động của từng nhân viên. Từ số lượng cuộc gọi, thời gian tư vấn, giao dịch cho đến đối tượng khách hàng là ai đều có đầy đủ thông tin,chi tiết. Bên cạnh đó, phần mềm cũng thống kê lại các dữ liệu, giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Phần mềm quản lý cuộc gọi không chỉ hỗ trợ tốt cho quản trị, quản lý mà còn cực hữu ích với nhân viên telesale. Theo đó, dựa trên những thông tin hiển thị từ phần mềm, bạn sẽ biết được đâu là khách hàng mình vô tình bỏ sót? Và họ có thực sự là đối tượng tiềm năng cần được tư vấn, tiếp thị và chăm sóc hay không. Với kết quả được hiển thị, bạn sẽ phần nào đánh giá được hiểu quả làm việc của mình, biết cách để phát triển bản thân tốt hơn.                                                             

Phần mềm quản lý cuộc gọi có thể ghi âm lại cuộc đối thoại

Việc ghi âm quá trình giao dịch là rất cần thiết để đánh giá thái độ nhân viên cũng như giải quyết được các vấn đề, sự cố có thể xảy ra trong quá trình chăm sóc khách hàng. Một trường hợp dễ gặp nhân chính là thông tin được cung cấp bởi khách hàng và chuyên viên đưa ra là không giống nhau. Sự sai lệch này có thể xảy ra do quá trình tiếp nhận thông tin vấn đề hoặc bởi những tác động khách quan nào đó.

Có thể ghi âm lại cuộc đối thoại  nhờ phần mềmCó thể ghi âm lại cuộc đối thoại  nhờ phần mềm

Những sự cố này nếu không được giải quyết thỏa đáng có thể làm sụt giảm uy tín, gây mất niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Do đó, những cuộc ghi âm này không chỉ giúp tránh xảy ra những sự cố giao dịch, tư vấn mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của các doanh nghiệp hiện nay. Nhờ vậy, khách hàng cũng cảm thấy tin tưởng và đánh giá cao chất lượng dịch vụ tư vấn mà doanh nghiệp mang lại.

Hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng

Một trong những vấn đề mà các nhân viên tư vấn thường gặp phải chính là khó nắm bắt thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến. Trong trường hợp đối tượng gọi là khách hàng cũ, đã từng liên hệ trước đó thì điều này sẽ khiến bạn mất điểm trầm trọng đấy. Do đó, các phần mềm quản lý cuộc gọi sẽ đảm bảo hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng cũ đã được lưu trữ để bạn dễ dàng ứng phó hơn.

Đồng thời, trong những cuộc gọi đi, phần mềm cũng sẽ hiện lên những dữ liệu cơ bản nhất của khách hàng. Như vậy, bạn sẽ biết đối tượng mình cần liên hệ là ai, nhu cầu của họ là gì và họ đang hứng thú với những sản phẩm, dịch vụ nào. Có thể nói, những phần mềm telesale này đã hỗ trợ các chuyên viên rất nhiều trong việc nâng cao chất lượng giao dịch, tư vấn.

 Vì sao sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi là lựa chọn hàng đầu hiện nay?

Tầm quan trọng của phần mềm telesale trong lĩnh vực tiếp thị, chăm sóc khách hàng hiện nay là điều không ai có thể phủ nhận. Vậy nhưng bạn có thực sự hiểu những giá trị to lớn mà chúng mang lại cho cách doanh nghiệp hiện nay hay không? Những bật bí dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về câu hỏi này.

Vì sao sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi là lựa chọn hàng đầu hiện nayVì sao sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi là lựa chọn hàng đầu hiện nay?

Hiệu quả kinh tế khi sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi

Chi phí chính là vấn đề đầu tiên mà các phần mềm quản lý cuộc gọi sẽ giúp bạn giải quyết hoàn hảo. Theo đó, với hình thức truyền thống, việc sử dụng điện thoại thông thường sẽ khiến bạn vừa tốn một khoản cước lớn, vừa cồng kềnh với nhiều loại sim, máy. Vậy nhưng với phần mềm này, gọi thông qua tổng đài sẽ có khoản phí cước phải trả nhỏ hơn rất nhiều. Chưa kể quá trình liên hệ, tư vấn cho khách hàng cũng trở nên đơn giản hơn.

Đặc biệt, khi kết hợp với tổng đài, mọi thông tin về cuộc gọi cũng đều được lưu trữ chi tiết và đầy đủ nhất. Do đó, bạn sẽ không cần tốn thêm bất kỳ khoản phí nào chỉ để thống kê lại những thông tin này. Thay vào đó, phần mềm sẽ chủ động thực hiện và đưa ra bản báo cáo chính xác, đầy đủ và logic nhất dành cho bạn.

Tiết kiệm thời gian

Vì gần như mọi hoạt động kiểm soát thông tin đều được lập trình nên các chuyên viên không cần tốn quá nhiều thời gian vào vấn đề này. Các thông tin hoạt động, giao dịch cũng được cập nhật liên tục nên những người quản lý cũng có thể an tâm xử lý các công việc quan trọng khác mà không cần phải giám sát chuyên viên 24/24. Như vậy, hiệu quả công việc không chỉ được đẩy mạnh mà tâm lý làm việc của mọi người cũng thoải mái hơn.

Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng

Phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gianPhần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian

Thông qua dữ liệu mỗi lần giao dịch, người quản trị sẽ có những đánh giá chung về chất lượng dịch vụ dựa trên thái độ và mức độ quan tâm của khách hàng. Nhờ vậy, bạn sẽ rút ra được những điểm hạn chế và từ đó tìm ra phương hướng phù hợp nhất để khắc phục những khuyết điểm ấy. Các chuyên viên telesale cũng dựa vào đề án mới này để trau dồi bản thân, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Có thể tìm dịch vụ lắp đặt phần mềm quản lý cuộc gọi ở đâu uy tín hiện nay?

Các phần mềm quản lý cuộc gọi chính là con át chủ bài không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Vậy nên nhu cầu tìm hiểu và lựa chọn các sản phẩm này cũng ngày một lớn hơn. Tuy nhiên, cùng với các loại phần mềm phong phú thì cũng không ít người tự hỏi đâu là nơi cung cấp dịch vụ lắp đặt chính hãng và uy tín nhất? Để bạn không cần tốn quá nhiều thời gian tìm hiểu thì GOILACO chính là cái tên nổi bật nhất hiện nay.

Vốn nổi tiếng với những dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, GOILACO còn được biết đến với phần mềm quản lý telesale có tính năng sử dụng cực tốt. Đây cũng đang là lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay khi chúng hỗ trợ tối đa việc quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ. Có thể khẳng định, đây chính là dòng phần mềm có thể đáp ứng hoàn hảo mọi yêu cầu của doanh nghiệp về quản lý cuộc gọi hiện nay.

Có thể tìm dịch vụ lắp đặt phần mềm quản lý cuộc gọi ở đâu uy tín hiện nayCó thể tìm dịch vụ lắp đặt phần mềm quản lý cuộc gọi ở đâu uy tín hiện nay?

GOILACO vẫn luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Để được tư vấn cụ thể về phần mềm quản lý cuộc gọi, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *