Lời chào tổng đài chăm sóc khách hàng trong mỗi doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Chúng quyết định tới việc khách hàng có muốn tiếp tục liên hệ và sử dụng dịch vụ của công ty hay không. Vậy nên sử dụng những lời chào như thế nào để vừa hay vừa ý nghĩa mà không gây nhàm chán? Hãy cùng chúng tôi cập nhật những câu chào hay nhất trong bài viết sau đây. 

Lời chào tổng đài chăm sóc khách hàng cần được chú trọng, đầu tư chỉn chuLời chào tổng đài chăm sóc khách hàng cần được chú trọng, đầu tư chỉn chu

Lời chào tổng đài là gì?

Lời chào tổng đài là những câu nói đầu tiên mà khách hàng sẽ được nghe khi liên hệ tới số điện thoại của một doanh nghiệp. Lời chào này có thể được thu âm, phát tự động qua hệ thống IVR hoặc do tổng đài viên trả lời lại. 

Lời chào trong tổng đài rất quan trọng đối với doanh nghiệp muốn kết nối với khách hàng. Cũng như giải đáp mọi thắc mắc, xử lý vấn đề của khách hàng nhanh chóng, thuận tiện. Đây là cách để doanh nghiệp tăng thêm tính chuyên nghiệp, tạo được ấn tượng mạnh.

Với tầm quan trọng của lời chào trong tổng đài nên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên đầu tư kỹ càng. Mỗi câu chào phải được chọn lọc, ngắn gọn, dễ hiểu và không làm khách hàng khó chịu, thất vọng mỗi khi liên hệ tới tổng đài doanh nghiệp. 

Tổng hợp những mẫu lời chào tổng đài chăm sóc khách hàng hay nhất

Hiện nay, hầu hết các tổng đài điện thoại đều có tính năng “lời chào”, cho phép người dùng truy cập qua các số tổng đài lẻ mà không cần phải thông qua nhân viên chuyển máy. Sử dụng lời chào trong tổng đài muốn mang lại hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng những mẫu lời chào tổng đài chăm sóc khách hàng sau: 

Các mẫu lời chào trong tổng đài đơn giản mà chuyên nghiệp dành cho mỗi doanh nghiệpCác mẫu lời chào trong tổng đài đơn giản mà chuyên nghiệp dành cho mỗi doanh nghiệp

Lời chào tổng đài phổ biến hiện nay

Mẫu 1: Chào mừng quý khách đã gọi điện tới công ty TNHH A. Quý khách vui lòng nhấn phím số 0 để được hỗ trợ, phím số 1 để liên hệ bộ phận kinh doanh, phím số 2 gặp bộ phận kỹ thuật, phím số 3 gặp dịch vụ CSKH.

Mẫu 2: Cảm ơn quý khách hàng đã gọi điện tới tổng đài chăm sóc khách hàng của công ty. Quý khách hàng có nhu cầu cần giải đáp mọi thắc mắc. Để gặp bộ phận kinh doanh hãy nhấn phím 1. Để gặp bộ phận kỹ thuật nhấn phím 2. Để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng nhấn phím 3. Để được hỗ trợ nhấn phím 0. Nhấn phím # để quay lại.

Mẫu 3: Quý khách hàng đang liên hệ tới tổng đài 1900…của công ty A. Cuộc gọi của quý khách hoàn toàn miễn phí, xin quý khách vui lòng đợi vài phút chúng tôi sẽ chuyển máy tới bộ phận hỗ trợ. 

Mẫu 4: Xin chào quý khách liên hệ tới tổng đài của công ty (tên công ty). Tôi là…(tên nhân viên), nhân viên đang trực tổng đài. Quý khách hàng cần hỗ trợ gì ạ? Để được hỗ trợ, hãy nhấn phím số 0. Nhấn phím 1 (bộ phận kinh doanh), nhấn phím 2 (bộ phận kỹ thuật), nhấn phím 3 (bộ phận chăm sóc khách hàng). Xin chân thành cảm ơn quý khách. 

Lời chào khi đường dây tổng đài bận

Không phải lúc nào tổng đài viên cũng trực điện thoại 24/24. Nếu trong thời gian đường dây bận mà có khách hàng liên hệ thì công ty bạn nên áp dụng một trong các lời chào sau: 

Khi tổng đài bận cũng nên để lại lời chào cho khách hàng liên hệ tới công tyKhi tổng đài bận cũng nên để lại lời chào cho khách hàng liên hệ tới công ty

  • Mẫu 1: Hiện tại, toàn bộ tổng đài viên của công ty A đều bận, quý khách hàng vui lòng liên hệ lại sau hoặc để lại lời nhắn thoại. 
  • Mẫu 2: Tổng đài 1900…của công ty A đang bận, quý khách hàng vui lòng chờ ít phút hoặc gọi lại cho chúng tôi sau. Chân thành cảm ơn sự kiên nhẫn của quý khách.
  • Mẫu 3: Cảm ơn quý khách đã liên hệ tới tổng đài của công ty. Chúng tôi đang trong thời gian nghỉ ngơi/đang bận. Vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp hoặc gọi lại sau để được hỗ trợ nhanh chóng. 

Lời chào tổng đài ngoài giờ làm việc

Đôi khi không ít khách hàng liên hệ đột ngột vào lúc ngoài giờ làm việc của công ty. Thay vì để tổng đài mất kết nối, doanh nghiệp nên áp dụng lời chào phù hợp, đảm bảo khách muốn liên hệ lại khi cần: 

  • Mẫu 1: Giờ làm việc của công ty A từ 7 giờ 30 tới 11 giờ 30 từ thứ 2 tới thứ 7. Hiện tổng đài đang ngoài giờ làm việc, xin quý khách vui lòng liên hệ lại. 
  • Mẫu 2: Cảm ơn quý khách hàng đã liên hệ tới công ty A, hiện tổng đài đang ngoài giờ làm việc. Trong trường hợp khẩn cấp, quý khách vui lòng bấm phím 0 để được hỗ trợ nhanh chóng. 
  • Mẫu 3: Chào mừng quý khách đã gọi tới tổng đài của công ty A. Giờ làm việc của chúng tôi từ 8 giờ đến 17 giờ, thứ hai tới thứ 6. Vui lòng liên hệ lại cho chúng tôi trong giờ làm việc, xin cảm ơn. 
  • Mẫu 4: Quý khách hàng cần hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc về dịch vụ, sản phẩm của chúng tôi. Vui lòng liên hệ lại trong thời gian làm việc từ…giờ đến…giờ. Cảm ơn và chúc quý khách có một buổi chiều vui vẻ!

Lời chào dành cho khách hàng liên hệ tới tổng đài đang ngoài giờ làm việcLời chào dành cho khách hàng liên hệ tới tổng đài đang ngoài giờ làm việc

Lời chào thông báo công ty đang nghỉ lễ

Để thông báo tới khách hàng khi công ty đang trong thời gian nghỉ lễ, tổng đài chăm sóc khách hàng áp dụng lời chào đơn giản, chuyên nghiệp và không mất thiện cảm: 

  • Mẫu 1: Cảm ơn quý khách hàng đã gọi điện tới tổng đài chăm sóc khách hàng của công ty…Hiện tại, chúng tôi đang nghỉ lễ/tết từ ngày….đến ngày…Thời gian làm việc bình thường bắt đầu từ ngày….Quý khách vui lòng liên hệ lại. Chúc quý khách nghỉ lễ/tết vui vẻ.
  • Mẫu 2: Xin chào quý khách đã liên hệ tới công ty…Công ty chúng tôi đang trong thời gian nghỉ lễ và không thể tiếp nhận mọi thắc mắc của quý khách. Vui lòng để lại thông tin, lời nhắn và chúng tôi sẽ liên hệ lại sau. Chúc quý khách có một ngày tốt lành!
  • Mẫu 3: Chúc quý khách một ngày tốt lành! Công ty TNHH X đang trong giai đoạn nghỉ lễ từ ngày 3/2 – 6/2. Ngày 7/2 làm việc lại bình thường trở lại. Quý khách hàng vui lòng liên hệ lại trong thời gian trên để được tư vấn và hỗ trợ. 

Những lưu ý khi sử dụng lời chào trong tổng đài của công ty

Sử dụng lời chào tổng đài của mỗi công ty cần có sự chuẩn bị kỹ càng, không nên chỉ soạn sẵn rồi để tổng đài viên đọc vanh vách. Muốn tăng thêm tính chuyên nghiệp, gây thiện cảm cho khách hàng, công ty nên lưu ý: 

Lưu ý sử dụng lời chào trong tổng đài của công tyLưu ý sử dụng lời chào trong tổng đài của công ty

Khởi đầu lời chào trong tổng đài kèm lời chúc

Thay vì chỉ nói “Xin chào”, “Chào mừng quý khách”, tổng đài viên nên mở đầu bằng lời chúc buổi sáng/buổi chiều/một ngày tốt lành. Trên thực tế rất nhiều khách hàng nói rằng họ luôn có thiện cảm khi nghe được lời chúc trong mọi cuộc gọi từ tổng đài. 

Ngoài ra, lời chào thoại cũng nên dùng câu “Cảm ơn”, “Xin lỗi” đúng lúc trong lời chào khi tổng đài không thể tiếp nhận hoặc đang trong thời điểm bận/nghỉ ngơi. Điều này giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng và họ sẽ tiếp tục quay lại liên hệ trong thời gian phù hợp. 

Lời chào không cần phải trang trọng hóa

Áp dụng những câu chào trong tổng đài kiểu trang trọng tưởng chừng tinh tế nhưng dễ gây nhàm chán cho khách hàng. Thậm chí khách hàng còn cảm thấy “ngượng ngùng” mỗi khi gọi lên tổng đài công ty. Do đó, tốt nhất khi sử dụng lời chào tự động hoặc cuộc gọi tiếp nhận qua tổng đài viên nên áp dụng câu chào một cách tự nhiên, thật lòng nhất. 

Sử dụng lời chào ngắn gọn, không cần quá dài dòng hay rườm rà

Thông thường khi khách hàng hay đối tác liên hệ tới tổng đài của doanh nghiệp đều có một mục đích cụ thể. Vì vậy, lời chào tiếp nhận cuộc gọi không nên quá dài dòng, hãy cố gắng ngắn gọn nhất có thể. 

Tổng đài viên tiếp nhận cuộc gọi nên giới thiệu bản thân cho khách hàng

Tổng đài viên khi tiếp nhận mọi cuộc gọi từ khách hàng nên giới thiệu bản thân ngắn gọn để khách biết được đang trò chuyện cùng ai. Quy trình như sau: Chào khách hàng => Lời chúc thân mật => Tên công ty => Tên tổng đài viên tiếp nhận cuộc gọi. 

Bên cạnh những lưu ý kể trên, doanh nghiệp nên chú trọng chuẩn bị, soạn thảo các lời chào mang tính riêng biệt. Thay vì áp dụng các câu chào thoại phổ biến, tùy vào mỗi dịch vụ và sản phẩm của công ty mà dùng lời chào tổng đài phù hợp. 

Đơn vị cung cấp dịch vụ và cung ứng nhân sự cho doanh nghiệp

Ngoài tuyển nhân viên đảm nhận vị trí tổng đài viên trực điện thoại của công ty thường xuyên. Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hoặc thiếu nguồn nhân lực có thể sử dụng dịch vụ của công ty Goilaco. 

Goilaco Call Center – Giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệpGoilaco Call Center – Giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp

Chúng tôi cung cấp hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, tiếp nhận mọi yêu cầu và hỗ trợ thông tin sản phẩm dành cho các doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, năng động và sáng tạo, Goilaco xứng đáng là lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp. 

Mặc dù mới ra mắt đầu năm 2020, sau vài tháng vận hành Goilaco đã nhận được sự quan tâm và ý kiến phản hồi tích cực từ khách hàng. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Không những vậy, sử dụng dịch vụ của chúng tôi còn giúp bạn tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực hiệu quả. 

Goilaco Call Center chính là giải pháp tối ưu, chất lượng vượt trội giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tiềm năng trong tương lai. Chúng tôi luôn đồng hành cùng đối tác doanh nghiệp, kết nối toàn diện thông qua các kênh: Email, Youtube, SMS, Facebook, Zalo,…Để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng nhất có thể, quý khách hàng vui lòng liên hệ với đội ngũ tư vấn của Goilaco qua thông tin dưới đây: 

Hy vọng tổng hợp những lời chào tổng đài và các lưu ý mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp tạo được lời chào ý nghĩa, chuyên nghiệp. Nhằm tạo được thiện cảm, giúp khách hàng cảm thấy dễ chịu mỗi khi cần liên hệ tới dịch vụ chăm sóc của công ty. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *